Önnel is előfordult már, hogy megnézte leendő munkatársai közösségi média profiljait? Történt már olyan, hogy a közösségi médiában talált információk döntő befolyással voltak a kiválasztás eredményére? Munkáltatóként tisztában van azzal, hogy a toborzási és kiválasztási folyamat során milyen, a jelentkezőkre vonatkozó személyes adatok kezelésére jogosult?
Alábbi cikkünkben egy konkrét példán keresztül járjuk körbe, milyen szabályok vonatkoznak a HR folyamatokat érintő személyes adatok kezelésére, különös tekintettel a jelentkezőről a közösségi médiában nyilvánosan is elérhető információkra.
A kiválasztási folyamat részletei
Egy most induló, nagyrészt a húszas éveiben járó fiatalokat foglalkoztató startup PR cég felvételt hirdet Közösségi média menedzser pozícióra. Tekintettel arra, hogy a pozíció betöltése magas szintű online kommunikációs, online marketing és PR ismereteket igényel, a toborzási specialisták a kiválasztási folyamat részeként megtekintik az álláspályázatra jelentkezők közösségi média profiljait (pl. LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, TikTok).
A megtekintett profilok alapján következtetéseket vonnak le a jelentkezők kreativitása és technikai felkészültsége kapcsán. Ezeket kielemzik, jegyzeteket készítenek, a releváns információkat ki is másolják a profilokról (pl. képernyőfotó formájában). Ezeket az információkat felhasználják a döntéshozatali folyamatban, ugyanis sok esetben ezek alapján dől el, kit hívnak be személyes elbeszélgetésre és kinek küldenek ajánlatot.
Az esetek túlnyomó többségében a vizsgált profilok magán profilok, nem pedig hivatalos, céges oldalak, tehát a toborzási specialisták betekintést nyerhetnek a jelentkezők magánéletébe is.
A vállalaton belül köztudott, hogy a menedzser, aki alá a pozíció tartozik, inkább egy egyedülálló, sok szabadidővel rendelkező, nagy teherbírású beosztottat részesít előnyben. Mivel ezzel a nem hivatalos információval a toborzási specialisták tisztában vannak, ennek figyelembevételével gyűjtenek információkat a jelentkezők közösségi média profiljairól.
Adatkezelési aspektusok
A bemutatott példa kapcsán felmerülő adatvédelmi aspektusok azonosításához és értelmezéséhez a vonatkozó munkajogi szabályok, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) tájékoztatójában foglaltak, valamint az EU 29-es Munkacsoportja (WP29) által kiadott iránymutatás rendelkezései nyújtanak segítséget.
Felelősségi kérdések a NAIH tájékoztatóban
A tájékoztató tisztázza az adatkezeléssel kapcsolatos felelősségi kérdéseket. Úgy rendelkezik, hogy a példához hasonló esetekben mind a munkáltató, mind a felvételre jelentkező felelősségét is figyelembe kell venni. Ennek oka, hogy a közösségi oldalakon mindenki maga állítja be, az általa megosztott tartalmakhoz ki férhet hozzá, azokat ki láthatja. A jelentkező kontroll alatt tarthatja azt is, pontosan milyen információk érhetők el róla a közösségi média felületein. A hatósági álláspont szerint életszerűtlen lenne az a követelmény, hogy a munkáltató ne tekinthesse meg a jelentkező által önmagáról nyilvánosan megosztott információkat.
A hatóság ugyanakkor előírja, hogy a közösségi oldalak megtekintésével összefüggésben a munkáltató köteles előzetes tájékoztatást biztosítani a jelentkezők számára. Tájékoztatni kell tehát a jelentkezőket, hogy a felvételi folyamat részeként a munkáltató megtekinti a jelentkező közösségi média felületein nyilvánossá tett információit is. Ez megtörténhet akár az álláshirdetésben is, de a kiválasztási folyamatokkal kapcsolatos adatkezelésre vonatkozó tájékoztatóban mindenképpen kötelező feltüntetni.
A vonatkozó magyar munkajogi szabályok
A jelenleg hatályos munkajogi szabályozás előírja, hogy a kiválasztási folyamatban csak azok az információk ismerhetők meg a jelentkezők kapcsán, amelyek az álláspályázattal vagy a munkakörrel kapcsolatban lényegesek. A konkrét példában a jelentkezők profiljának „minősége” lényeges információval szolgálhat a közösségi média menedzser munkakör betöltésére való alkalmasság kapcsán.
Ugyanakkor a jelentkezők magánéletére, párkapcsolatára, családi hátterére vonatkozó kritériumok semmilyen esetre sem minősülhetnek a munkaviszony létesítése szempontjából lényeges adatnak.
A jelentkezők közösségi oldalakon nyilvánosságra hozott személyes adatai megismerhetők, azokról következtetések vonhatóak le, de bármilyen további adatkezelési művelet jogellenes, azaz nincs lehetőség arra, hogy a jelentkező profilját a munkáltató lementse, tárolja vagy továbbítsa. Jogszerűtlennek minősül az a gyakorlat is, hogy csak azokat a jelentkezőket hívják be személyes elbeszélgetésre, akik a közösségi média profiljuk alapján megfelelnek vagy megfelelhetnek a menedzser által meghatározott kritériumoknak.
Uniós iránymutatás a közösségi médiában nyilvánosságra hozott személyes adatok felhasználásáról
A WP29 249-es Iránymutatása úgy rendelkezik, hogy attól függetlenül, hogy a jelentkezők közösségi média profiljai és az ott található publikus tartalom elérhető, még nem jelenti azt, hogy ez automatikusan fel is használható.
Mint minden adatkezeléshez, ezen információk felhasználásához is szükség van konkrét jogalapra. Ebben az esetben a munkáltató jogos érdeke lehet a jogalap, de további szempontokat is figyelembe kell venni. Ilyen szempont például, hogy a jelentkező profilja hivatalos vagy magán profil-e, illetve az iránymutatás szerint csak annyi adatot lehet gyűjteni a profilokról, amelyek valóban relevánsak a pozíció betöltésére vonatkozó alkalmassági vizsgálatához.
A konkrét példában a felvételi folyamatot lebonyolító kollégák jegyzeteket, képernyőfotókat készítenek, s ezeket le is mentik. Az iránymutatás kitér arra, hogy csak addig lehet megőrizni a profilokról szerzett adatokat és információkat, amíg zajlik a felvételi eljárás. Amint kiválasztották a felvételt nyert jelentkezőt, az el is fogadta az ajánlatot és a munkaviszony létrejött, a többi pályázóról tárolt adatokat (a közösségi média profilokról alkotott vélemények, jegyzetek, képernyőfotók) törölni kell, hiszen már nincs jogalap ezen adatok kezelésére.
Az iránymutatás is felhívja a figyelmet arra, hogy amennyiben a profilok átnézése szükséges a kiválasztási folyamat során, erről előzetesen tájékoztatni kell a potenciális jelentkezőket, hogy még a jelentkezés előtt önként eldönthessék, így is részt kívánnak-e venni a toborzási folyamatban.
Bízunk benne, hogy a fentiekben bemutatott példa és a kapcsolódó adatvédelmi aspektusok segítségére lesznek a jövendőbeli munkavállalóit érintő kiválasztási folyamatokban. Felmerülő kérdései esetén irodáink készséggel áll rendelkezésére az iroda@tomosvarilaw.hu címen.
